PENGERTIAN MEMO, CONTOH MEMO DAN TIPS MEYUSUN MEMO BAHASA INGGRIS YANG BAIK

Zaman sekarang informasi hampir menjadi sebuah kebutuhan, kita berbagi, bertukar informasi hampir setiap saat. Informasi menyebar dengan cepat setiap hari, informasi bisa menyebar melalui berbagai macam media seperti pesan, panggilan telepon, e-mail, surat, memo, dan sebagainya. Dan hari ini kita akan membahas salah satunya yaitu memo.

Memo atau memorandum adalah sebuah dokumen yang berisi pesan atau informasi yang biasanya digunakan untuk komunikasi internal antara rekan kerja atau pegawai. Memo jenis ini biasanya lebih dikenal dengan Business memo atau memo formal.
Sedangkan memo yang digunakan untuk komunikasi antar teman atau kolega biasanya disebut informal memo.
Baik memo bisnis atau memo informal, kedua-duanya digunakan untuk komunikasi internal artinya memo hanya digunakan dalam satu tempat atau gedung. Kita tidak bisa menggunakan memo untuk menyampaikan pesan kepada orang lain yang berada di perusahaan atau tempat yang lain.

DBI | Memo



Tips dalam menulis sebuah memo


Sebelum menulis memo kita harus tahu beberapa tips untuk menulis memo.
1. Tentukan tujuan utama dari memo tersebut.
Tujuan utama memo akan menentukan keseluruhan isi dari memo. Sebaiknya kita menentukan tujuan yang lebih spesifik.

2. Fokus pada satu topik.
Satu buah memo biasanya hanya berisi tentang satu buah topik atau permasalahan.
Meskipun ada banyak hal yang harus dibahas, tapi usahakan menulis satu memo untuk satu buah topik.

3. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai.

Khusus untuk business memo biasanya menggunakan bahasa yang lugas, to the point dan simple tapi harus tetap profesional.

4. Gunakan single space untuk memo yang diketik.
Apabila memo tersebut diketik, gunakan jarak antar paragraf 1 space atau single space supaya memo tidak terlihat terlalu panjang.

5. Tulis memo menggunakan format yang paling umum.
Memo biasanya ditulis dalam 2 bagian yaitu:

Heading (kepala)
pada bagian ini terdapat beberapa bagian informasi seperti:
Date yang berisi tanggal dibuatnya memo.
To berisi penerima memo.
From berisi penulis memo.
Subject berisi topik atau inti dari memo.

Message/ Content (Isi)
Bagian message berisi tentang informasi dari memo tersebut. Isi dari memo harus sesuai dengan topik yang ditulis pada bagian subject.
Kita sebaiknya tidak mencampurkan infromasi lain yang tidak relevan dengan infromasi utama.
Kalaupun isi dari memo tersebut memiliki beberapa point infromasi, kita bisa menuliskannya dengan format list atau menggunakan bullets and numbering.

Perhatikan contoh memo berikut.

Date: April 25th, 2018
To: All salesmen and saleswomen
From: Sales manager
Subject: Monthly sales report
For this month only, all salesmen and saleswomen should submit the monthly sales report directly to sales manager.
the deadline is April 30th 2018.

Date: March 17th, 2017
To: All teachers
From: Curriculum staff
Subject: Final exam preparation
All teachers should attend the meeting to discuss about final exam preparation.
The meeting will be on next Thursday at teacher's room at 10 o'clock.

Date: November 14th, 2016
To: All students
From: Homeroom teacher
Subject: Cleaning up classroom
As we discussed a week ago, classroom cleaning up will be held this saturday at 9 o'clock.
Please be punctual.

Exercise!
Read the memo below and answer the questions!


Date: October 25, 2016
To: IT Department
From: Jim Morrison, CEO
Subject: New Hiring
The IT Department will be getting a new IT Manager as part of our annual restructuring.
His name is Warren Barron. Warren is a 20 year veteran of the IT management field.
Starting Monday October 30, 2016 you will report to Warren. We are going to optimize the speed of the company's computer systems and it is critical that you listen to Warren's plans for the IT Department.

1. The memo is addressed to . . . . . . .
2. According to the message, who is Warren Baron?
3. When will Warren Baron be in charge in the IT Department?
4. What the employee probably do after Warren Baron be in charge?
5. Why did Jim Morrison write the memo?

Date: December 28, 2017
To: All employees
From: Branch Manager
Subject: Annual Meeting and Inspection.
Mr. Squilliam the Vice president of our company will visit our office next week.
He will lead the meeting and inspect each department to increase the rate of sales.
All employees must prepare the documents needed for the inspection.

6. When will Mr. Squilliam come to the office?
7. What will Mr. Squilliam do?
8. What must the employees prepare?
9. What is the meaning of annual?
10. Why will the inspection be held?

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »