Expressing Complaint Paling Mudah, Berikut Contoh Dialog

Complaint atau keluhan merupakan salah satu cara untuk menyampaikan rasa tidak puas terhadap sesuatu, bisa berupa sebuah pelayanan ataupun barang yang dibeli.

Akan tetapi Complaint tidak hanya sebatas itu saja, kadang kita juga memberikan Complaint terhadap hal-hal lain yang dirasa mengganggu, seperti suara gaduh yang ditimbulkan oleh orang lain disekitar kita, atau mungkin asap rokok dari seseorang yang merokok disekitar kita.



Tidak ada yang salah dengan Complain karena semua itu adalah hal normal dan setiap orang mempunyai hak untuk memberikan sebuah Complaint.

Sebenarnya kita tidak perlu mempelajari bagaimana cara menyampaikan sebuah keluhan / Complain karena setiap orang pasti sudah bisa menyampaikan sebuah Complaint.

Hal yang kadang sering dilupakan adalah kadang-kadang pada saat kita menyampaikan sebuah Complaint, kita terlalu terbawa oleh perasaan emosional kita atau rasa kecewa yang sudah terlanjur dirasakan, sehingga apa yang kita ucapkan saat menyampaikan sebuah keluhan menjadi terkesan kasar dan tidak sopan.

Walau bagaimanapun sesuatu yang kita dapatkan yang kita anggap tidak memuaskan bisa jadi bukan karena sebuah kesengajaan, oleh karena itu pada postingan kali ini kita akan mempelajari bagaimana cara menyampaikan sebuah keluhan / Complaint dengan cara yang halus dan sopan.

Apa yang akan segera kita bahas adalah kalimat awal pada saat kita ingin menyampaikan sebuah Complaint, kalimat selanjutnya mengenai apa yang dikeluhkan tergantung dari masing-masing karena setiap orang akan memiliki keluhan yang berbeda-beda.

How to Complain

Excuse me, I want to complain about . . . .
(Permisi, saya ingin mengeluhkan tentang . . . . .)


I have to complain about . . . .
(Saya harus mengeluhkan tentang . . . . )


I am very disappointed with your service.
(Saya sangat kecewa dengan pelayanan anda)


I am sorry to bother you, but I have a problem with this . . . . .
(Maaf mengganggu anda, tapi saya ada sedikit masalah dengan . . . . .)


Can you help me with this?
(Bisakah anda membantu saya soal ini?)
Ungkapan tersebut terdengar seperti meminta bantuan, tapi itu adalah salah satu contoh ungkapan awal untuk menyampaikan sebuah keluhan, menggunakan kalimat yang berbunyi permintaan akan terdengar lebih baik daripada kalimat yang terdengar seperti sebuah perintah.


There seems to be a problem with . . . .
(Sepertinya ada masalah dengan . . . . .)


Would you mind to  . . . . . .
(Apakah anda keberatan untuk . . . .)
Biasanya ungkapan ini digunakan pada saat kita ingin mengeluhkan tentang hal yang dilakukan oleh orang lain yang dirasa mengganggu kita.
Contoh:
Would you mind to low that music?


I was expecting . . . . .
(Saya mengharapkan . . . . .)


I'm afraid there may be a misunderstanding.
(Saya khawatir ada kesalahpahaman)


I understand it's maybe not your fault.
(Saya mengerti ini mungkin bukan kesalahan anda)


The standard of service is not good enough.
(Standar pelayanannya belum cukup bagus)


The . . . . . . . just didn't meet my expectations.
(. . . . . . . tidak sesuai dengan harapan saya)

Handling Customers' complaint

Pada saat kita menjadi seseorang pegawai yang tugasnya melayani orang, misal kita menjadi seorang Customer service.
Kita dapat gunakan beberapa contoh ungkapan berikut untuk menangani keluhan dari customer.
Seperti apapun situasi yang mungkin kita hadapi, pada saat menangani keluhan dari pelanngan usahakan berikan sikap terbaik, jangan gugup dan tetap tengan dan sopan.


Meskipun masalah yang ditimbulkan dan menjadi keluhan pelanggan bukan berasal dari kita, sebagai seorang Customer service tugas kita saat menerima keluhan adalah yang pertama ucapkan permintaan maaf, contoh ungkapan yang dapat digunakan adalah:

"I'm sorry for the trouble"
(Saya minta maaf atas masalahnya)

"We apologize for your inconvenience."
(Kami minta maaf atas ketidak nyamanan anda)



Selanjutnya tunjukan rasa empati kita kepada pelanggan, sehingga pelanggan merasa bahwa kita peduli terhadap masalah yang mereka hadapi.
kita dapat mengatakan:

"We understand your disappointment."
(Kami memahami rasa kekecewaan anda)

"I understand why you are upset."
(Saya mengerti kenapa anda kesal)



Setelah itu, kita bisa mengatakan contoh ungkapan di bawah, untuk menunjukan bahwa kita sedang mencoba mencari solusi atas permasalahan yang sedang terjadi.

"We are trying to resolve your problem."
(Kami sedang mencoba mengatasi masalah anda)

"Here is what I'm going to do for you."
(Ini adalah apa yang akan saya lakukan untuk anda)

"We have some alternatives for your situation."
(kami memiliki beberapa alternatif untuk situasi anda)


Atau kita dapat mengajukan sebuah pertanyaan berupa tawaran untuk solusi yang diinginkan oleh pelanggan, ini bukan berarti kita membuat pelanggan memikirkan sendiri solusi untuk permasalan yang terjadi. Tapi ini adalah salah satu cara supaya kita dapat mengetahui secara spesifik apa yang sebenarnya diinginkan oleh pelanggan.
Contoh:

"What can we do to resolve this problem?"
(Apa yang dapat kami lakukan untuk menyelesaikan masalah anda?)



Dan yang terakhir ucapkan terima kasih karena telah menyampaikan keluhannya, meskipun pada kenyataannya menerima sebuah keluhan tidak selalu menyenangkan, tapi kita tetap harus memberikan ucapan terima kasih, walau bagaimanapun dengan menyampaikan sebuah keluhan kita dapat mengetahui kekurangan dari pelayanan yang kita berikan.

"I'm glad you voiced it out, so that we can resolve it for you right away."
(Saya senang anda menyampaikan hal tersebut, sehingga kami dapat mengatasi masalah anda dengan segera)

"Thanks for telling us your problem, we will try our best for your satisfaction."
(Terima kasih telah menceritakan masalah anda, kami akan mencoba yang terbaik untuk kepuasan anda)



Situasi yang mungkin terjadi yang kita alami mungkin berbeda-beda, ungkapan-ungkapan di atas hanya sebagai contoh untuk memberikan gambaran tentang bagaimana menyampaikan sebuah keluhan dan bagaimana menangani sebuah keluhan.

Contoh dialog

Dialogue 1

Robert: Excuse me, I want to complain about this soup.
(Permisi, saya ingin menyampaikan keluhan tentang sup ini)

Waitress: Yes Sir, is there anything wrong about the soup?
(Iya pak, apakah ada yang salah dengan sup nya?)

Robert: I understand it's maybe not your fault, but I think you give me the wrong order.
I was expecting a chicken soup.
(Saya mengerti mungkin ini bukan kesalahan anda, tapi saya pikir anda memberikan saya pesanan yang salah. Saya mengarapkan sup ayam)

Waitress: I'm sorry for the trouble Sir, I will change the soup and take your order right away.
(Saya minta maaf atas masalhnya Pak, Saya akan mengganti supnya dan saya akan segera membawa pesanan anda)

Robert: Okay.
(Baiklah)

Waitress: I'm sorry for this inconvenience, here is your chicken soup like your order. Please enjoy.
(Saya minta maaf atas ketidaknyamanan ini, silahkan ini sup ayam seperti pesanan anda. Selamat menikmati)

Robert: Thank you.
(Terima kasih)




Dialogue 2

Me: Excuse me, would you mind to turn the music, or at least low its volume? We're trying to take rest.
(Maaf, apakah kamu keberatan mematikan musiknya, atau paling tidak mengecilkan volumenya? Kami sedang mencoba untuk istirahat)

Neighbor: Yes, I'm sorry, I don't know if you're at home already.
(Ya, saya minta maaf, saya tidak tahu kalau kamu sudah berada di rumah)

Me: Thanks.
(Terima kasih)




Dialogue 3

Michael: Hello, could I speak to the customer service please?
(Hello, bisakah saya berbicara dengan bagian layanan pelanggan?

Customer care: Yes it is, whom I speak with?
(Iya ini dengan bagian layanan pelanggan, dengan siapa saya berbicara?)

Michael: Michael, and I want to complain about the mp4 player I bought from your store. it's not working when I connect to TV.
(Michael, dan saya ingin menyampaikan keluhan tentang pemutar mp4 yang telah saya beli dari toko anda. pemutar mp4nya tidak bekerja saat saya menyambunkannya ke TV.)

Customer care: I'm sorry for your trouble Mr. Michale. Have you connected it properly?
(Saya minta maaf atas masalah anda Pak Michael. Apakah anda telah menyambungkannya dengan benar?)

Michael: Yes, I have.
(Iya)

Customer care: What cable did you use to connect your mp4 player to TV Mr. Michael?
(Kabel apa yang anda gunakan untuk menyambungkan pemutar mp4 anda ke TV Pak Michael?)

Michael: I used USB cable.
(saya mengunakan kabel USB)

Customer care: I'm sorry Mr. Michael, you couldn't use USB cable to connect your mp4 player to the TV, you're supposed to use HDMI cable.
(Maaf Pak Michael, anda tidak dapat menggunakan kabel USB untuk menyambungkan pemutar mp4 anda ke TV, anda seharusnya menggunakan kabel HDMI.)

Michael: But there's no HDMI cable in the box.
(Tapi tidak ada kabel HDMI di dalam kardusnya)

Customer care: It's not included Mr. Michael.
(Itu tidak termasuk Pak Michael)

Michael: Why?
(Kenapa)

Customer care: The bonus item of mp4 player you have bought is an earphone Mr. Michael.
The HDMI cable is only included for another series of mp4 player. Is there anything you would like to ask Mr. Michael?
(Bonus dari pemutar mp4 yang anda beli adalah sebuah earphone Pak Michael. bonus kabel HDMI hanya untuk seri pemutar mp4 yang lain. Apakah ada hal lain yang ingin anda tanyakan Pak Michael?)

Michael: No, thanks for your information.
(Tidak terima kasih atas informasinya.)

Customer care: Thanks for telling us your problem, we will try our best for your satisfaction.
(Terima kasih telah menceritakan masalah anda, kami akan mencoba yang terbaik untuk kepuasan anda)



Untuk soal latihan materi Expressing Complaint, dapat diakses pada link di bawah:

SOAL LATIHAN EXPRESSING COMPLAINT PALING EFEKTIF 

Artikel terkait: Penggunaan Present Continuous dan Past Continuous dengan Always, Forever, Constantly


Dimensi Bahasa Inggris

"Semangat menebar manfaat."